Escrever um e-mail profissional: 12 dicas úteis que funcionam!

Escrever um e-mail profissional não é tão fácil quanto parece. Afinal, você deseja que seu destinatário leia seu e tome uma ação. É por isso que existem várias regras de marketing, que você deve seguir ao escrever um e-mail profissional.

Para lhe ajudar com isso, em nosso artigo de hoje, preparamos 12 dicas, com as quais, você aprenderá como criar os melhores e-mails! Confira!

A importância

Quando usado corretamente, o e-mail marketing é um meio importante e eficaz de gerar mais visitantes para um negócio online. A sociedade de hoje é totalmente digitalizada a ponto de o e-mail se um dos principais meios de comunicação para muitas pessoas.

O aumento no uso de smartphones contribuiu amplamente para isso. Portanto, o e-mail é uma forma econômica das empresas alcançarem o seu público-alvo. Neste sentido, a importância do marketing por e-mail está em seu:

• Alcance: Com o e-mail marketing, é possível alcançar diferentes público-alvo;
• Mensurabilidade: Com o e-mail marketing você descobrirá quais tópicos seus clientes acham mais interessantes;
• Relevância: Compartilhe todas as novidades e produtos / serviços mais recentes;

Mas, para ter sucesso em sua estratégia de e-mail marketing, é fundamental que os profissionais de marketing operem dentro dos limites da lei. Por exemplo, com a nova Lei Geral de Proteção de Dados, é ilegal enviar e-mails para clientes sem a aprovação do cliente.

O cliente deve, portanto, estar inscrito em sua lista de contatos. O destinatário também deve ter a opção de parar de receber e-mails do remetente. Portanto, fique atento!

Dicas de como escrever um e-mail profissional

A seguir, vamos lhe apresentar as principais dicas para que você saiba como escrever um e-mail profissional. Nestas dicas, há também exemplos práticos para isso.

Deste modo, você irá aprender como começar um e-mail de trabalho, bem como, qual é a melhor forma para se identificar em um e-mail!

1.    Use um endereço de e-mail profissional

A primeira coisa que o destinatário do seu e-mail verá é quem é o remetente. Assim sendo, isso já deve estar aparente no nome do seu endereço de e-mail. Portanto, use um endereço de e-mail profissional, que indique claramente o seu nome.

2.    Escolha um bom assunto

Antes mesmo que alguém clique para abrir seu e-mail, o assunto de sua mensagem é mostrado. Deste modo, isso terá que convencer o destinatário a ler o seu e-mail.

Portanto, especialmente se o destinatário ainda não o conhece, é importante que você escolha um bom assunto. Claro que isso deve ser uma espécie de resumo do conteúdo do e-mail.

Três a oito palavras são mais do que suficientes para a descrição do assunto. Tente evitar títulos vagos e certifique-se de que o destinatário não pense que sua mensagem é spam. Afinal, se algo der errado aqui, as próximas dicas não serão mais importantes.

3.    Saudação ao destinatário

Você sempre começa seu e-mail com uma saudação educada. Mas, isso certamente depende um pouco do seu relacionamento com o destinatário. Dependendo do nicho de mercado, é melhor mantê-lo formal: “Prezado Senhor / Senhora …”.

Mas, se seu nicho de mercado permitir que você seja um pouco mais informal, você pode usar o primeiro nome do destinatário: “Olá João, bom dia”.

4.    Como iniciar seu e-mail ao responder a uma mensagem

Suponha que um cliente tenha lhe enviado um e-mail com uma pergunta, então você tem que agradecer ao remetente por cortesia: “Obrigado pelo seu interesse em nossa empresa” ou “Obrigado pela sua pergunta”.

5.    Como iniciar um novo e-mail

Ao escrever um e-mail profissional, é importante deixar claro o propósito do seu e-mail desde o início. Caso contrário, o destinatário pode desistir do seu conteúdo!

Apresente-se também, para que o destinatário saiba quem você é. Obviamente, não precisa ser uma apresentação extensa: Apenas seu nome, cargo e possivelmente um link para o site da sua empresa. Mais detalhes sobre isso na dica 10!

Neste sentido, se for acompanhado de um bom site, seu e-mail aparecerá imediatamente muito mais profissional. Portanto, tenha atenção ao site da sua empresa também!

6.    Deixe claro o que você deseja alcançar com seu e-mail

Sob nenhuma circunstância você deve deixar o objetivo principal do e-mail confuso! Assim sendo, ao escrever um e-mail profissional, você pode até ser muito direto, contanto que seja educado, é claro.

Por exemplo, se você mencionar primeiro uma série de coisas que realmente não importam, também será mais difícil para o destinatário descobrir do que se trata seu e-mail.

Portanto, se você tiver uma pergunta a fazer ao destinatário, então, faça-a com clareza, para que o destinatário saiba o que dizer em sua resposta.

7.    Simples, sem cores e sem emoticons

Escolha uma fonte claramente legível! Não adianta brincar com efeitos especiais e cores, pois isso apenas irá distrair o destinatário. Também é melhor evitar emoticons, especialmente se seu contato for muito formal.

Além disso, o excesso de palavras em negrito, letras maiúsculas e itálico tornam o seu e-mail mais difícil do que o necessário.

8.    Use uma linguagem formal

Ao escrever um e-mail profissional, você precisa trabalhar com linguagem comercial. Não use palavras dialetais ou consideradas informais. Jogos de palavras e piadas também devem ser evitadas. Basta ser educado e escrever de forma objetiva.

9.    Não deixe seu texto muito longo

Você tem que ir direto ao ponto de qualquer maneira, então, não torne seu e-mail mais longo do que o necessário. Com um texto longo, as pessoas tendem a rolar para ver o final do texto, e então, podem perder o foco.

É claro que não há comprimento oficial recomendado, mas apenas se atenha às informações essenciais. Se o seu texto ainda for bastante extenso, divida-o em parágrafos diferentes. Com isso, seu texto se torna muito mais agradável para se ler.

10. Feche seu e-mail com uma saudação

No final do seu e-mail, você cumprimenta o destinatário novamente. Você certamente pode agradecê-lo por ler seu e-mail. Em seguida, você conclui com “Saudações” ou “Atenciosamente”, seguido do seu nome e, possivelmente, sua assinatura.

Recomenda-se criar uma assinatura digital permanente para seus e-mails profissionais. Isso aparecerá em seu e-mail por padrão, para que você não precise mais escrever nada sob as saudações finais.

Neste sentido, você também pode incluir o logotipo e o nome da sua empresa, um link para o seu site, seu número de telefone, e demais dados pessoais. Isso naturalmente é muito profissional.

11. Leia seu e-mail com atenção antes de enviá-lo

Não clique em “enviar” imediatamente após escrever um e-mail profissional. Certifique-se de que o texto da sua mensagem esteja completo e que o conteúdo corresponda aos seus objetivos. Se você ler seu e-mail, perceberá rapidamente se a essência de sua mensagem está clara.

E é claro que você deseja evitar um erro ortográfico em um e-mail profissional. Afinal, isso pareceria muito ruim. Portanto, é importante verificar se há erros de ortografia no texto.

12. Não se esqueça de nenhum anexo

Todos nós, às vezes, recebemos dois e-mails consecutivos do mesmo remetente, porque na primeira versão ele esqueceu seu anexo. Isso pode acontecer, é claro, e você só precisa se desculpar por isso, mas é sempre melhor evitar este tipo de erro!

Certifique-se também de que os anexos não são muito pesados. Afinal, você não quer que o PC do destinatário trave quando ele abrir seus documentos. Também pode ser útil mencionar em seu e-mail que um anexo foi enviado com ele.

Conclusão

O marketing por e-mail pode ser uma forma eficaz de os empreendedores digitais atingirem seus objetivos. No entanto, é imperativo que o remetente encontre valor no conteúdo de seus e-mails. Portanto, trabalhe ativamente nisso ao escrever um e-mail profissional!

E se você gostou do nosso artigo de hoje, sobre como escrever um e-mail profissional, então, continue em nosso site e confira muito mais!