Sistema Kanban: o que é e como funciona? [GUIA COMPLETO]

Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho. Dessa forma, ele é desenvolvido através de um processo. Em outras palavras, o sistema Kanban visualiza o processo (o fluxo de trabalho), bem como, o próprio trabalho.

O objetivo do Kanban é identificar e resolver gargalos potenciais no processo, para que o trabalho possa fluir de maneira econômica e com rendimento otimizado!

Assim sendo, se você está se perguntando o que é o sistema Kanban, então, este artigo fornecerá muitos esclarecimentos. Portanto, para saber mais, confira a seguir!

O que é um sistema Kanban?

Mesmo que você nunca tenha seguido um treinamento Lean, há uma chance razoável de que você já use o sistema Kanban. Kanban (com origem japonesa) é uma forma de sinalizar da maneira mais lógica, quando algo precisa ser feito.

Portanto, o Kanban é um método para definir, gerenciar e melhorar os serviços (processos) de trabalho. Considere, por exemplo, um serviço como tratamento de reclamações, desenvolvimento de software ou produção de conteúdo para um site.

A força do sistema Kanban reside principalmente em tornar o invisível visível, bem como, na arte de não lidar com tudo de uma vez.

Quais são as etapas do Kanban?

Em um modelo clássico do sistema Kanban, podemos segmentar esta metodologia de gerenciamento de trabalho em três partes principais, que são:

• A fazer: Esta coluna do sistema Kanban contém as tarefas que ainda não foram iniciadas.
• Trabalho em andamento: Nesta coluna estão as tarefas que estão sendo executadas.
• Concluído: Nesta coluna estão as tarefas que já foram concluídas.

Essa visualização simples por si só leva a muita transparência sobre a distribuição do trabalho e quaisquer gargalos existentes.

Obviamente, os quadros Kanban podem exibir fluxos de trabalho extensos, dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e da necessidade de visualizar e investigar partes específicas do fluxo de trabalho, para identificar e remover gargalos.

Como usar o sistema Kanban?

Dentro do sistema Kanban, há seis costumes básicos, que surgiram ao longo do tempo. Esses costumes básicos são agora discutidos em detalhes.

1.    Visualize o que você pode visualizar

O Método Kanban atribui grande importância à visualização. Assim sendo, o sistema Kanban geralmente começa com a visualização do processo de trabalho.

A visualização do fluxo de trabalho é um processo importante que deve ser realizado em equipe. Deste modo, todos têm que concordar em como trabalhar em equipe.

Além de visualizar o processo, é importante fazer acordos sobre quais informações você irá analisar. Em geral, você decide quem pega o item, qual o nível de dificuldade deste item, se um item tem pendências ou se está bloqueado.

2.    Limite a quantidade de trabalho que você faz ao mesmo tempo

A quantidade de trabalho que você está realizando, em um determinado momento, é chamada de “Trabalho em andamento”. Neste sentido, entretanto, estamos acostumados a assumir novos trabalhos o mais rápido possível.

Os gerentes geralmente repassam para seus funcionários novas atribuições, conforme elas vão surgindo. Este é um modelo push, onde o trabalho é empurrado para a frente.

Como resultado, os processos ficam superlotados. Você está ocupado com tantas coisas, ao mesmo tempo, que tudo vai demorar mais no tempo de resposta.

Além disso, você tem a sensação de que perdeu o controle de seu próprio trabalho e está extremamente ocupado enquanto os resultados concretos ficam para trás.

Em contrapartida a isso, o sistema Kanban é baseado em um modelo Pull. Puxar significa que você só “puxa” novo trabalho para o processo quando a capacidade é liberada. Em outras palavras, você define um limite para o Trabalho em Andamento.

3.    Gerenciar o fluxo de trabalho

Se você aplicar o Método Kanban e tiver visualizado o processo de trabalho e estabelecido seus limites de Trabalho em Andamento, você pode começar a otimizar o fluxo de trabalho.

Você tem um bom fluxo quando os itens em seu sistema Kanban dificilmente param. Você mede um bom fluxo pelo prazo de entrega. Quanto mais curto, melhor o fluxo.

4.    Torne os acordos explícitos

Você fez acordos explícitos com sua equipe sobre como todos devem trabalhar? Provavelmente não, e você não é o único nisso. Mas, você pode dar um grande impulso à produtividade e à colaboração se estes acordos forem realizados.

Portanto, faça alguns (não muitos) acordos simples que sejam visíveis, sempre aplicados, e ajustados quando necessário. Por exemplo, você pode fazer acordos sobre os limites do Trabalho em Andamento, número de pessoas por etapa do processo e a Definição de Pronto.

5.    Implementar loops de feedback

Dentro do sistema Kanban, a melhoria iterativa é vista como valiosa. Isso é conseguido com a introdução de ciclos de feedback diários, semanais e mensais.

Esses ciclos de feedback assumem a forma de reuniões recorrentes, nas quais, um tópico fixo é discutido em horários fixos.

O exemplo abaixo mostra quais reuniões podem ser introduzidas, em que frequência. Assim sendo, as reuniões são explicadas resumidamente a seguir:

• • Revisão da estratégia: Para analisar como o mundo externo muda em relação ao (s) seu (s) processo (s). Nesta base, os serviços oferecidos podem ser reconsiderados.
  • Revisão de operações: Para discutir o equilíbrio entre os processos (principalmente distribuição de recursos limitados).
  • Uma revisão de risco: Discuta o que bloqueia você como uma equipe ou reduz a produtividade.
  • Revisão de entrega de serviço: Avaliar e melhorar a eficácia do serviço.
  • Reunião de reabastecimento: Levantamento de itens acima do ponto de compromisso.
  • Reunião Kanban: Para coordenação diária, permite a auto-organização.
  • Planejamento de entregas: Monitoramento e planejamento de entregas.

Você não precisa que todas essas reuniões ocorram separadamente no sistema Kanban. Por exemplo, muitas equipes só começam com a introdução da reunião Kanban e da reunião de reposição. Os outros tópicos são então incluídos nas reuniões existentes.

6.    Melhorar juntos, evoluir experimentalmente

Por fim, muitos processos de mudança começam com uma compreensão clara do ponto final e, em seguida, trabalham em direção a esse ponto final, de maneira direcionada.

Entretanto, o sistema Kanban é baseado na situação atual. Assim sendo, as equipes que adotam o Método Kanban irão evoluir gradualmente através da realização de pequenos experimentos.

Como implementar um sistema Kanban?

Embora Kanban tenha sido introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura, foi David J. Anderson quem primeiro aplicou o conceito em 2004 para TI, desenvolvimento de software e trabalho de conhecimento.

David se baseou no trabalho de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e outros para definir o método Kanban, com conceitos como sistemas puxados, teoria de filas e fluxo. Com isso, foi desenvolvido o sistema Kanban. Sendo que agora pode ser trabalhando através do Trello.

Neste sentido, o sistema Kanban é usado em várias formas. Por exemplo, uma forma para se implementar o Kanban é o sistema de duas caixas. Na primeira posição está o estoque de trabalho. Esse é usado para produção. Há um estoque de reserva no segundo compartimento.

Assim que a primeira caixa estiver vazia, o Kanban é removido da caixa e usado como um sinal para reabastecimento. O segundo compartimento agora desliza para frente. Quando o reabastecimento ocorre, o sistema está de volta ao equilíbrio.

Assim que o segundo compartimento estiver vazio, o reabastecimento começa novamente com a ajuda do cartão kanban que está sempre no compartimento. Portanto, é um sistema muito simples!

E se você gostou do nosso artigo de hoje sobre o sistema Kanban, então, continue em nosso site e confira muito mais!