Como otimizar seu tempo: 7 princípios básicos e fáceis

Saber como otimizar seu tempo é essencial se você deseja ser mais produtivo. Isso acontece com você:

Todos os dias, a lista de tarefas a fazer parece ficar mais longa. Para segurar, você faz 100 coisas ao mesmo tempo, e com isso, as pequenas coisas acabam se misturando com as prioridades.

Mas à noite, apenas uma fração do que foi planejado é feito, e não necessariamente o mais importante. Por fim, você não vê realmente como sair desta situação sem passar as horas fora do trabalho.

Entretanto, a boa notícia é que você pode fazer o que é importante para você, sem necessariamente gastar mais horas trabalhando. Alterando a sua gestão do tempo, você ficará surpreso com o quanto você pode fazer ao longo do seu dia.

Assim sendo, para ajudar você a entender mais sobre como otimizar seu tempo, eu preparei o artigo de hoje sobre o assunto. Ficou interessado em saber mais? Então acompanhe comigo agora mesmo!

Como otimizar seu tempo?

Estabeleça metas

Como gerir bem o seu tempo se não sabe para onde vai? Um plano, com suas metas, lhe dá uma direção, um curso para segurar.

É o processo simples que transforma uma ideia vaga, ou um propósito geral, em um resultado concreto que você deseja alcançar.

Tenha um objetivo

• Anual: Falar inglês fluentemente para fazer uma viagem de negócios bem-sucedida a Londres no dia 6 de dezembro.
• Mensal: Desenvolver 3 novas parcerias para promover o meu negócio doméstico.
• Semanal: Escrever um artigo de 2000 palavras sobre os 7 pontos para verificar antes de comprar um pedaço de terra.

Observe os exemplos acima. Eles permitem concentrar-se precisamente no resultado desejado. Para estabelecer um objetivo efetivo, a chave é torná-lo específico e expressá-lo claramente. Mas cuidado, não é específico sobre qualquer coisa!

Desta forma, o objetivo e as metas estão vinculados para que você atinja diretamente suas missões, o desenvolvimento de seus negócios ou suas aspirações pessoais.

Você pode ter contratempos, mas sua meta, se for bem projetada, dará motivação para que você continue seu trabalho e atinja seus objetivos.

O seu objetivo de médio ou longo prazo (1 ano, 3 anos ou até 5 anos) também está lá para te empurrar para a ação e evitar que você adie.

É a sua principal fonte de motivação, que permite que você comece e continue mesmo em tempos difíceis.

Definir prioridades

Ok, você tem muitas coisas para fazer. A vida cotidiana é cheia de tarefas, obrigações, interações de todos os tipos.

Mas também é cheio de distrações, emergências disfarçadas e coisas que só fazem você perder seu tempo. E por consequência, te leva longe do que realmente importa.

O que você precisa entender é que seus dias são pontuados pelas escolhas diretas que você faz e por quem é responsável. Em outras palavras, decidir dar o seu tempo e atenção para uma tarefa também significa desistir de outra.

Faça a escolha certa

Para facilitar sua vida, nada impede que você adote um sistema que garanta:

• Dedique mais tempo às coisas mais úteis e importantes para você (incluindo suas metas no trabalho e na vida)
• Evitar ser pego (voluntariamente ou não) em atividades que o ocupam com certeza, mas no final não lhe trará muito.

Essa ferramenta ajudará você a tomar decisões e separar o “ruído” das prioridades importantes.

Conclusão: antes de se dedicar à primeira atividade ou dizer sim mecanicamente, pergunte a si mesmo se não perderá seu tempo e, acima de tudo, que benefícios obterá.

Definir um limite de tempo

Limitar uma tarefa a tempo permite canalizar sua energia e manter o foco no que você está fazendo. Sem isso, você também pode levar 20 minutos como dois dias para escrever um relatório de uma página.

Imagine um jogo de futebol sem limite de tempo onde um jogador diz “Eu posso fazer esse gol amanhã, ou quando tiver tempo”. É um absurdo!

É o mesmo com suas atividades profissionais e pessoais. Dê a si mesmo o máximo possível de um prazo para as tarefas importantes que você precisa fazer.

Por exemplo:

• Elaboração do relatório sobre os indicadores de desempenho: 2h
• Ou para programar a nova interface de um pagamento: 5 vezes de 60 minutos

Dessa forma, você se adaptará naturalmente para fazer a coisa certa no tempo determinado.

Planejamento

A palavra que assusta. E ainda é assim.

Preparando sua agenda atentamente você pode ter um ideia melhor de como será seu dia e quais atividades precisa fazer. E isso é muito importante na hora de fazer uma boa gestão de tempo.

Além de torná-lo mais confiante, pode fazer uma grande diferença na quantidade de coisas que você pode fazer em um único período.

Você não precisa planejar tudo em suas listas ou calendário. Certifique-se de incluir eventos datados, tarefas importantes e aqueles que o avancem em direção aos seus objetivos.

Normalmente, você já classificou priorizando suas atividades. Próximo passo, planeje-as.

Lembre-se, o que importa não é estar ocupado o tempo todo, mas sim, estar se concentrando em fazer as coisas certas, aquelas que lhe trazem resultados reais em seu trabalho e em sua vida.

Execute uma tarefa de cada vez

Hoje em dia, é possível trabalhar em um projeto, ler seus e-mails, receber uma ligação e consultar a página do Facebook ao mesmo tempo.

De fato, a grande maioria das pessoas pensam que estão sendo produtivas dessa forma.

Infelizmente essa “eficácia” não garante sucesso, pois, fazer várias tarefas ao mesmo normalmente resultará em um produto final de baixa qualidade.

Gostou de saber mais sobre como otimizar seu tempo? Então não deixe de acompanhar os demais artigos do blog, tenho muitas outras novidades para você!